إطار عمل عشرة لتخطيط وإدارة الفعاليات
نقوم بتنشيط خدمات الفعاليات المجتمعية لكي نضمن لعلامتك التجارية الحضور القوي الفعال في السوق ونعززها بتنشيطات ذات تأثير وإنعكاس شكلي مميز يخلق الضجة اللازمة
تطوير المفهوم والاستراتيجية
• عصف ذهني لمواضيع ومفاهيم فريدة للفعاليات تتماشى مع أهداف العميل والجمهور المستهدف.
• تطوير استراتيجية مفصلة للفعالية، بما في ذلك الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية والنتائج القابلة للقياس.
• تخطيط الميزانية والتنبؤ المالي الخاص بالفعالية.
اختيار الموقع والخدمات اللوجستية
• البحث والتوصية بالمواقع المناسبة بناءً على نوع الحدث وحجمه وميزانيته وموقعه.
• التفاوض على عقود المواقع وإدارة الخدمات اللوجستية (الإعداد، التفكيك، سهولة الوصول، إلخ).
• تنسيق المعدات السمعية والبصرية والإضاءة والمسرح.
إدارة وتوريد البائعين (الموردين)
• تحديد وتأمين البائعين الموثوقين (متعهدي الطعام، المصورين، مصوري الفيديو، الترفيه، الأمن، إلخ).
• إدارة عقود البائعين والجداول الزمنية والمخرجات.
• ضمان مراقبة الجودة والالتزام بمعايير الحدث.
دعم التسويق والترويج (بالتعاون مع الوكالة)
• المساعدة في إنشاء مواد تسويقية للفعالية (محتوى موقع الويب، أصول وسائل التواصل الاجتماعي، حملات البريد الإلكتروني).
• تطوير جداول زمنية ترويجية واستراتيجيات التوزيع.
• دعم العلاقات العامة لإعلانات الفعاليات والتواصل الإعلامي.
التسجيل وإدارة الحضور
• تطوير أنظمة تسجيل فعالة عبر الإنترنت وفي الموقع.
• إدارة اتصالات الحضور (الدعوات، التذكيرات، التأكيدات).
• حلول تسجيل الوصول في الموقع والشارات.
• جمع ملاحظات الحضور بعد الحدث.
تنفيذ وتنسيق الحدث في الموقع
• إدارة كاملة للحدث في الموقع، والإشراف على جميع الجوانب التشغيلية.
• إدارة الجداول الزمنية والمواعيد واستكشاف أي مشكلات وإصلاحها.
• الإشراف على الموظفين والمتطوعين والبائعين لضمان سلاسة العمليات.
إدارة الرعاية (إن أمكن)
• تطوير حزم ومقترحات الرعاية.
• تحديد الرعاة المحتملين وإدارة العلاقات.
• ضمان مخرجات الرعاة وعائد الاستثمار.
تحليل ما بعد الحدث وإعداد التقارير
• تقييم شامل بعد الحدث وتقديم تقارير عن مؤشرات الأداء الرئيسية.
• تحليل ملاحظات الحضور ومقاييس نجاح الحدث.
• توصيات للفعاليات المستقبلية والتحسين المستمر.
إدارة المخاطر والتخطيط للطوارئ
• تحديد المخاطر المحتملة وتطوير استراتيجيات التخفيف.
• إنشاء خطط طوارئ مفصلة للظروف غير المتوقعة.
• ضمان الامتثال لمتطلبات الصحة والسلامة واللوائح.
